PRINCE2 Foundation „Managementphasen“ Prüfungsfragen, Antworten und Lernerklärungen

Wenn ein Projekt größer wird und sich nicht mehr auf einen Blick erfassen lässt, hilft oft nur, es in gut überschaubare Etappen zu gliedern, damit der Weg klar bleibt und sich Fortschritt, Aufwand und nächste Schritte vernünftig einordnen lassen.

Genau darum dreht sich die Frage nach dem Grundprinzip Steuern über Managementphasen, denn hier geht es nicht um die Zusammensetzung des Teams, nicht um eine einmalige Prüfung der geschäftlichen Tragfähigkeit und auch nicht darum, schon zu Beginn jedes Detail festzuschreiben. Die erste Antwort verfehlt den Kern, weil sie die Auswahl von Personen mit der Art und Weise verwechselt, wie ein Projekt geführt wird. Die zweite passt nicht, weil sie eine einmalige Entscheidung beschreibt, obwohl gerade das fortlaufende Prüfen und Nachführen im Blick steht. Die dritte klingt zwar auf den ersten Blick strukturiert, widerspricht aber dem Gedanken, nur den jeweils nächsten Abschnitt ausreichend genau zu planen, statt alles von Anfang an bis ins Letzte festzulegen. Wer also den Gedanken der Steuerung entlang klar abgegrenzter Abschnitte mitdenkt, erkennt den roten Faden sofort, denn die passende Lösung lautet Das Projekt wird in Abschnitte unterteilt, um Planung und Kontrolle zu ermöglichen.

Stellt man sich einen Prozess vor, bei dem nach einem klaren Abschnitt immer erst geprüft wird, ob sich die Fortsetzung überhaupt lohnt, wird die Logik hinter dieser Frage schnell greifbar.

Verlockend wirken vor allem die Antwortmöglichkeiten, die Verantwortung in die Hände einer einzelnen Person legen oder einen automatischen Übergang annehmen. Allerdings passt beides nicht zu dem Ansatz, dass an einem festgelegten Kontrollpunkt bewusst innegehalten wird.

Auch die Vorstellung, dass allein der Kalender den Takt vorgibt, greift zu kurz, weil die Einteilung nicht starr am Zeitablauf hängt, sondern an der Überlegung, ob die Fortsetzung noch sinnvoll und tragfähig ist.

Es steht nicht die unmittelbare Weiterarbeit im Vordergrund, sondern die bewusste Entscheidung darüber, ob genügend Mittel und eine weiterhin tragfähige Rechtfertigung vorhanden sind. Die richtige Antwort ist daher, dass der Lenkungsausschuss die nächste Managementphase nur dann freigibt, wenn die Fortführung des Projekts weiterhin wirtschaftlich gerechtfertigt ist und ausreichende Mittel vorhanden sind.

Im Thema Managementphasen zeigt sich gut, wie PRINCE2 Steuerung und Lieferumfang trennt, denn das Projekt wird nicht als eine einzige lange Arbeitsstrecke verstanden, sondern in klar abgegrenzte Abschnitte gegliedert.

Gerade die Formulierung zur Mindestzahl kann irritieren, weil Vorbereiten eines Projekts oft gedanklich mitgezählt wird, obwohl diese Arbeit vor dem eigentlichen Projektstart liegt und deshalb nicht als Managementphase des Projekts gilt.

Auch die Antwort nur eine Phase, sofern das Projekt klein genug ist, passt nicht, denn PRINCE2 verlangt bewusst eine Trennung zwischen Initiierung und Umsetzung, damit Entscheidungen nach der Initiierung auf einer belastbaren Basis getroffen werden können.

Die Variante mit beliebig vielen Phasen verfehlt den Kern ebenfalls, weil PRINCE2 zwar flexibel ist, aber trotzdem eine Mindeststruktur vorgibt, damit Lenkung und Kontrolle nicht verloren gehen.

Zwei Managementphasen, also eine Initiierungsphase und mindestens eine weitere Phase für die Umsetzung der Spezialistenprodukte, sind deshalb die richtige Antwort, weil PRINCE2 im Thema Managementphasen mindestens diese klare Trennung zwischen Aufbau der Projektgrundlage und eigentlicher Ausführung fordert.