PRINCE2 Foundation „Managen eines Phasenübergangs“ Prüfungsfragen und Praxisnahe Beispiele mit Musterlösungen

Wenn man sich eine gut geführte Phasenfolge vorstellt, dann gibt es immer diesen einen Moment, in dem nicht mehr nur das bisher Erreichte zählt, sondern vor allem die Frage, ob der nächste Schritt sinnvoll und sauber vorbereitet ist. Genau darum dreht sich diese Frage, die auf den ersten Blick harmlos wirkt, weil mehrere Antworten nach ordentlichem Vorgehen klingen, in Wahrheit aber sehr fein zwischen laufender Tagesarbeit, übergeordneter Entscheidung und vorbereitender Übergabe unterscheidet.

Wer bei der Formulierung aufmerksam liest, erkennt den Kern an der Forderung um ausreichend Informationen für die prüfende Instanz, damit diese den Erfolg der aktuellen Etappe bewerten und den Plan für die nächste Etappe freigeben kann.

Das ist nicht die fortlaufende Steuerung der täglichen Arbeiten, denn dort geht es eher um das Zuweisen von Arbeit und das Behandeln von auftauchenden Punkten.

Es ist auch nicht das anfängliche Aufsetzen des Projekts, weil dort die gesamte Grundanlage vorbereitet wird und nicht der Wechsel von einer Phase zur nächsten im laufenden Ablauf.

Ebenso wenig ist es das Lenken selbst, denn das liegt zwar bei der Leitung, doch die gesuchte Frage zielt auf den vorbereitenden Ablauf, der die Grundlage für diese Entscheidung liefert.

Genau deshalb ist Managen eines Phasenübergangs die passende Antwort, weil dieser Ablauf die nötigen Unterlagen und Einschätzungen zusammenführt, damit der bisherige Verlauf beurteilt und die nächste Freigabe sinnvoll erteilt werden kann.

Wer schon einmal erlebt hat, dass ein Projekt nicht im Dauerlauf voranschreitet, sondern an klaren Übergängen kurz innehält, erkennt den Sinn dieser Frage sofort.

Es geht um den Moment, in dem nicht einfach aus Gewohnheit weitergemacht wird, sondern zuerst geprüft wird, was die gerade abgeschlossene Phase tatsächlich erbracht hat und ob der Weg danach noch sinnvoll und freigegeben ist.

Genau deshalb passt die Vorstellung eines automatischen Endes des gesamten Vorhabens nicht, denn beendet wird es nur dann, wenn es keinen guten Grund mehr gibt fortzufahren oder wenn alles planmäßig geschafft ist.

Auch die Idee, dass sämtliche Beteiligten routinemäßig entlassen und später neu eingestellt werden, trifft den Kern nicht, weil am Ende einer Phase vor allem über die weitere Fortsetzung entschieden wird und nicht pauschal über Personalwechsel.

Ebenso liegt die Annahme eines Ausnahmeplans für das gesamte Restprojekt daneben, denn so etwas braucht es nur bei besonderen Abweichungen und nicht im normalen Ablauf.

Der eigentliche Gedanke ist viel nüchterner und zugleich wichtiger, nämlich dass der erreichte Stand sorgfältig betrachtet wird und erst danach die Freigabe für den nächsten Abschnitt erfolgt, also Die Ergebnisse der aktuellen Phase werden bewertet und die nächste Phase wird autorisiert.

Beim PRINCE2 Thema Managen eines Phasenübergangs geht es um den Moment, in dem eine Phase sauber abgeschlossen und die nächste vorbereitet wird, und genau deshalb dreht sich diese Prüfungsfrage um die Ziele dieses Prozesses.

Im Mittelpunkt steht nicht die spätere Nutzenrealisierung und auch nicht die Entscheidung über Fortführung oder Abbruch des gesamten Projekts, denn diese Gedanken gehören eher in andere PRINCE2 Themen. Ebenso geht es noch nicht darum, dass alle Teampläne schon genehmigt und alle Arbeitspakete vollständig verteilt sind, weil der Phasenübergang vor allem die nötigen Informationen, Nachweise und Empfehlungen für den Lenkungsausschuss bündelt.

Wer die Antwortmöglichkeiten sorgfältig liest, erkennt den roten Faden des Prozesses, nämlich den Blick zurück auf die aktuelle Phase und den Blick nach vorn auf die nächste Freigabe, während die Themen Nutzen und Lenken eines Projekts bewusst andere Schwerpunkte setzen.

Daher lautet die richtige Antwort, gegenüber dem Lenkungsausschuss zu bestätigen, dass alle Produkte im aktuellen Phasenplan fertiggestellt und abgenommen wurden, und die Freigabe für den Start der nächsten Phase zu beantragen, weil genau darin das Ziel von Managen eines Phasenübergangs liegt.