PRINCE2 Foundation „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ Prüfungsfragen mit Lösungen

Beim Lesen der Antwortmöglichkeiten fällt auf, wie leicht sich ein sauberer Gedanke mit einer scheinbar plausiblen Abkürzung verwechseln lässt, denn die Aussagen spielen bewusst mit ähnlichen Begriffen und lenken den Blick erst einmal auf das Naheliegende statt auf das Vollständige.

Die Antwort b) reduziert die Liste auf Zeit, Kosten und Qualität und klingt im Alltag durchaus vernünftig, greift hier aber zu kurz, weil alle vorgesehenen Größen gemeinsam betrachtet werden müssen.

Die Antwort c) lenkt die Entscheidung vollständig auf die ausführende Rolle und vermittelt damit den Eindruck, als würden die Grenzen spontan vor Ort festgelegt, obwohl es gerade darum geht, vorher klar umrissene Spielräume vorzugeben, damit nicht jede kleine Abweichung sofort neu abgestimmt werden muss.

Die Antwort d) verwechselt den Rahmen mit dem Ziel und tut so, als würden diese Grenzen selbst die gewünschten Werte festlegen, dabei beschreiben sie in Wahrheit nur den zulässigen Bereich, innerhalb dessen gearbeitet werden darf, ohne direkt den nächsten Abstimmungsschritt auszulösen.

Schließlich führt deshalb nur die Antwort a) weiter, dass Toleranzen für Nutzen, Kosten, Zeit, Qualität, Umfang, Nachhaltigkeit und Risiko definiert werden, weil damit die Grenzen für delegierte Entscheidungen sauber festgelegt sind.

In einem PRINCE2 Projekt ist vorgesehen, nicht jede Kleinigkeit nach oben zu eskalieren, sondern einen verlässlichen Rahmen zu setzen und dann nur bei echten Abweichungen aufmerksam zu werden.

Genau darum dreht sich auch diese Frage, denn gefragt ist, wie der Lenkungsausschuss das Grundprinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ gegenüber dem Projektmanager praktisch umsetzt.

Alle Antworten klingen zunächst plausibel, einige führen aber am Kern vorbei. Die verpflichtende Teilnahme an allen Team Meetings würde die Arbeit unnötig verlangsamen und aus dem gewünschten Führungsspielraum enge Detailkontrolle machen. Die Übernahme der Verantwortung für alle technischen Lieferobjekte passt ebenfalls nicht, weil operative Facharbeit dort verbleibt, wo sie sachlich hingehört. Auch ein Verbot jeglicher Abweichungen wäre gerade das Gegenteil des Prinzips, denn gerade der Gedanke der Toleranz erlaubt ja einen klar definierten Spielraum, in dem eigenständig gehandelt werden kann.

Entscheidend ist daher das Setzen von Grenzen, innerhalb derer der Projektmanager selbst steuern kann. Erst wenn diese Grenzen gefährdet sind, wird erneut entschieden. Demnach setzt der Lenkungsausschuss das Grundprinzip um, indem er dem Projektmanager Toleranzen für Zeit, Kosten und andere Leistungsaspekte vorgibt, damit erst bei einer drohenden Überschreitung eingegriffen wird.

Beim Thema „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ zeigt sich in der Practice „Organisation“ sehr schön, wie PRINCE2 die Entscheidungsfindung dort verortet, wo sie am meisten Nutzen stiftet.

Gerade diese Frage wird häufiger falsch beantwortet, weil die verschiedenen Grundprinzipien und die dazugehörigen Organisationsgedanken leicht ineinander übergehen und sich in der Formulierung sehr ähnlich anhören.

Wer die Antworten sorgfältig liest erkennt, dass diejenigen befähigt werden sollen, die am besten in der Lage sind, Entscheidungen zu treffen,  damit diese zum richtigen Zeitpunkt fallen können. Das passt unmittelbar zu Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, denn dort geht es darum, Entscheidungen so weit wie möglich an die richtige Ebene zu geben und nur dann zu eskalieren, wenn Grenzen überschritten werden.

Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen definieren klingt zwar passend für Organisation, beschreibt aber eher die Struktur des Projektmanagementteams und nicht die Logik hinter der Entscheidungsbefugnis. Steuern über Managementphasen gehört ebenfalls zu einem anderen Gedanken innerhalb von PRINCE2 und trifft den hier gefragten Aspekt nicht.

Daher ist die richtige Antwort Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, weil die Practice Organisation genau dieses Prinzip nutzt, um die Entscheidungsbefugnis bei den am besten geeigneten Personen zu verankern.