PRINCE2 Foundation Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ Prüfungsfragen mit Lösungen

Manchmal liegt die Schwierigkeit darin, dass mehrere Antwortmöglichkeiten vertraut klingen und dennoch in unterschiedliche Momente des Ablaufs gehören. Genau das macht die Frage nach dem Zweck eines Prozesses so interessant.

Hier geht es ganz am Anfang darum, mit ruhigem Blick zu prüfen, ob sich das Vorhaben überhaupt lohnt und ob es für die Organisation einen erkennbaren Nutzen haben kann. Wer vorschnell an die Ausarbeitung von Unterlagen denkt, landet leicht bei einer Antwort, die zwar nach sorgfältiger Planung klingt, aber bereits einen späteren Abschnitt beschreibt, in dem die Grundlage für das weitere Vorgehen gelegt wird.

Ebenso wirkt der Gedanke an eine spätere Abnahme zunächst plausibel, gehört jedoch klar ans Ende, wenn die Arbeit bereits abgeschlossen wird.

Auch die Idee, das Management geordnet zu delegieren, klingt stimmig, beschreibt jedoch eine andere Ebene der Steuerung und nicht den ersten Prüfstein vor dem eigentlichen Start. Der entscheidende Blickwinkel ist also nicht, etwas sofort auszuführen, sondern erst einmal vernünftig zu bewerten, ob das Ganze einen Platz in der Organisation verdient und ob es sich weiterverfolgen lässt.

Damit ist Bewerten, ob ein Projekt wertvoll für die Organisation sein kann die passende Antwort, weil dieser frühe Schritt genau klärt, ob sich das Vorhaben überhaupt lohnt und die Grundlage für das spätere Starten schafft.

Hier geht es darum, was zwei Ziele des Prozesses Vorbereiten eines Projekts sind. Es wird noch nichts bis ins Detail festgezurrt, keine vollständige Ausarbeitung erwartet und auch keine spätere Übergabe an Teams vorbereitet, sondern zuerst geprüft, ob es überhaupt einen tragfähigen Grund für den Start gibt und ob die nötigen Befugnisse vorhanden sind, damit dieser Start sauber erfolgen kann.

Die anderen Möglichkeiten klingen zwar vertraut, greifen aber zu weit vor, weil sie bereits an spätere Entscheidungen, an detaillierte Ausarbeitungen oder an die Verteilung konkreter Arbeit erinnern, die an dieser Stelle noch nicht im Mittelpunkt stehen.

Die passende Antwort lautet sicherzustellen, dass eine geschäftliche Rechtfertigung für die Initiierung des Projekts vorliegt und dass alle notwendigen Befugnisse für die Initiierung des Projekts vorhanden sind.

Im PRINCE2 Prozess „Vorbereiten eines Projekts“ geht es um den ersten prüfenden Blick auf eine Idee, bevor daraus überhaupt ein vollwertiges Projekt wird, und genau deshalb wird diese Frage in Prüfungen besonders häufig falsch beantwortet. Hier soll noch keine aufwendige Detailarbeit entstehen, sondern mit möglichst wenig Aufwand geklärt werden, ob sich die weitere Beschäftigung mit dem Vorhaben überhaupt lohnt.

Wer die Begriffe nur oberflächlich liest, rutscht leicht zu Initiieren eines Projekts, weil dort tatsächlich eine solide Grundlage aufgebaut wird, doch dieser Prozess setzt bereits voraus, dass die Entscheidung für das Projekt im Grundsatz vorliegt und deutlich mehr Vorbereitung stattfindet. Abschließen eines Projekts passt ebenfalls nicht, weil es um das geordnete Beenden und die formale Bestätigung der Abnahme geht, während Managen eines Phasenübergangs die nächste Phase absichert und nicht die erste Entscheidung über die Machbarkeit eines Vorhabens.

Gerade im Thema Vorbereiten eines Projekts zeigt sich damit der Unterschied zwischen einer knappen Vorprüfung und einer belastbaren Projektbegründung, und die richtige Antwort ist Vorbereiten eines Projekts, weil dieser Prozess mit geringstem Aufwand verhindern soll, dass eine Organisation bereits solide Grundlagen für ein ungeeignetes Projekt schafft, bevor die eigentliche Initiierung überhaupt beginnt.